Constitution

CHARTE Article 1 : Nom et sigle 1.1 Cette organisation est désignée sous le nom de « Association des actuaires I.A.R.D. » (A.A.I.A.R.D.). 1.2 Le sigle de l'Association est celui qui apparaît en haut de cette page et le comité exécutif peut le modifier par résolution.
Article 2 : Définitions Dans les présents statuts : a) « Association » désigne l'A.A.I.A.R.D. b) « Actuaire » désigne un Fellow, membre de l'Institut Canadien des Actuaires. c) « Actuaire-Étudiant » désigne un individu ayant passé un ou plusieurs examens de la Casualty Actuarial Society (CAS). d) « Étudiant universitaire » désigne un étudiant inscrit à une université canadienne dans un domaine étroitement relié à l'actuariat d'assurance I.A.R.D. e) « Comité exécutif » désigne l'ensemble des membres élus qui administrent les affaires de l'Association. f) « Conférencier » désigne toute personne qui, lors d'une assemblée, fait une présentation devant les membres de l'Association ou fait partie d'un panel de discussion et qui n'est pas membre du comité exécutif ni d'un comité permanent ou temporaire. g) « Invité » désigne toute personne participant à une activité de l'Association qui n'est ni membre ni conférencier.
Article 3: Mission et Objectifs Pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée, chacune des activités organisées par l'Association se déroulera principalement en français. a) Promouvoir la connaissance de la science actuarielle appliquée aux situations d'assurance I.A.R.D. et domaines connexes. b) Sensibiliser les membres aux champs d'activité de l'actuaire. c) Promouvoir un haut standard de compétence de la profession actuarielle. d) Aider les étudiants en actuariat, de langue française, dans leur développement académique. e) Favoriser des rencontres dynamiques et sociales.
Article 4 : Assemblées de l'Association 4.1 Définition Une assemblée de l'Association est un rassemblement de membres, de conférenciers et d'invités, qui se transmettent des connaissances et échangent des opinions. Les assemblées sont les principales tribunes qui permettront à l'Association de rencontrer les objectifs qu'elle s'est fixée. 4.2 Périodes L'Association tiendra au moins deux (2) assemblées par année. La première assemblée, se tiendra dans le premier semestre et la deuxième assemblée, l'assemblée annuelle, se tiendra dans le deuxième semestre. Dans la mesure du possible, une assemblée ne se tiendra pas dans le mois précédant une session d'examen de la CAS pour permettre aux actuaires-étudiants d'y assister. 4.3 Convocation L'avis de convocation devra être transmis 30 jours avant une assemblée. Cependant, si le comité exécutif décide de tenir une assemblée spéciale, c'est-à-dire : i) extraordinaire; ii) dans une ville autre que Québec ou Montréal; iii) dans une autre langue que le français; iv) ou d'une autre durée; il devra alors aviser les membres de l'Association au moins 45 jours à l'avance. Une assemblée contenant une seule présentation de langue anglaise ne sera pas considérée comme une assemblée spéciale. 4.4 Contenu des assemblées Première assemblée 1) Présentation du compte rendu des activités des comités permanents et temporaires. 2) Présentation du budget pour l'exercice financier à venir. Assemblée annuelle 1) Présentation du bilan financier de l'année qui vient de se terminer; 2) Élection du Secrétaire; 3) Élection du Trésorier; 4) Passation des pouvoirs. 4.5 Quorum Le quorum d'une assemblée est fixée à 25 membres. Le quorum sera obligatoire seulement lorsqu'il y aura un vote des membres lors d'une assemblée. 4.6 Frais de participation aux assemblée Lors de la planification d'une assemblée, le comité exécutif déterminera les frais qu'auront à débourser les participants aux activités. Tous les membres participants devront s'acquitter des frais de participation à l'exception de : 1) les membres du comité exécutif; 2) les conférenciers qu'ils soient membres ou invités; 3) toute personne invitée gratuitement par le comité exécutif.
Article 5 : Indépendance Politique 5.1 L'Association demeure politiquement indépendante et sera libre de tout lien avec un groupement politique quel qu'il soit. 5.2 En aucun cas, l'Association ne fera de discrimination dans la recommandation à ses membres de produits, services ou entreprises quels qu'ils soient. 5.3 L'Association ne distribuera pas la liste de ses membres à une tierce partie à des fins professionnelles ou commerciales. 5.4 L'Association interdit toute activité commerciale à ses assemblées. En particulier, la distribution de textes de promotion ou la tenue d'activités de promotion. Il sera permis à un conférencier de distribuer ses cartes d'affaires et du matériel relié à sa présentation.
Article 6 : Année Financière 6.1 L'année financière se termine le 31 octobre de chaque année. 6.2 Le bilan financier est présenté par le Trésorier lors de l'assemblée annuelle. 6.3 Un budget sera présenté par le Trésorier à la première assemblée.
Article 7 : Membres 7.1 Définition d'un membre a) Le membre n'est pas sujet à des limitations quant au lieu de travail. b) Le membre doit : i) avoir complété des études universitaires en actuariat; ou ii) effectuer un travail relié à l'actuariat; ou iii) être une personne reconnue pour ses contributions dans le domaine de l'actuariat. c) Le membre devra payer annuellement sa cotisation selon les conditions déterminées par le comité exécutif. 7.2 Admission Une demande d'admission à l'Association est faite par écrit, signée par l'aspirant et expédiée au Secrétaire en fonction à ce moment. Le comité exécutif se réserve le droit de refuser une admission si la personne ne répond pas à la définition de membre. 7.3 Invitation Le comité exécutif peut inviter, à une ou l'autre des assemblées, des étudiants universitaires et d'autres intervenants reliés aux assurances I.A.R.D.
Article 8 : Cotisations 8.1 La cotisation annuelle pour les membres, quelle que soit leur catégorie, est fixée par le comité exécutif. 8.2 La cotisation annuelle est due et exigible le 1er mars de chaque année. Si un nouveau membre adresse une demande d'admission après la tenue de l'assemblée annuelle alors une cotisation annuelle ne sera pas exigible. 8.3 Un premier avis de cotisation sera envoyé avant le 1er février de chaque année, soit un mois à l'avance. 8.4 Un deuxième avis de cotisation sera envoyé aux membres qui n'auront pas payé leur cotisation annuelle au 1er septembre. Sur cet avis, on pourra retrouver une charge supplémentaire pour couvrir les frais d'administration engendrés par le retard. Cette charge sera fixée par le comité exécutif.
Article 9 : Suspension et cessation de l'inscription 9.1 Cessation de l'inscription Si la cotisation annuelle et la cotisation de l'année précédente demeurent impayées au 1er novembre, donc après que deux avis de cotisation due aient été envoyés, l'inscription à titre de membre cessera lors de l'annonce à l'assemblée annuelle. 9.2 Réadmission après cessation de l'inscription L'ex-membre peut demander d'être réadmis en suivant la procédure énoncée au point 7.2. Le membre sera réadmis sur paiement de toutes les cotisations dues et de toutes les surcharges facturées et impayées avant la cessation de l'inscription. 9.3 Suspension Le comité exécutif peut, sur résolution des membres du comité exécutif, expulser ou suspendre un membre des rangs de l'Association, lorsque le membre ne respecte pas les statuts et règlements ou lorsque sa conduite s'avère incompatible avec les objectifs de l'Association. 9.4 Réadmission Après avoir été expulsé, un individu peut être réadmis. Pour ce faire, il doit expédier au Secrétaire en fonction une demande de réadmission écrite et signée. Le comité exécutif peut, sur résolution des membres du comité exécutif, réadmettre l'individu comme membre de l'Association. Le comité exécutif se réserve le droit de réadmettre un individu sous condition.
Article 10 : Comité exécutif Les affaires de l'Association sont administrées par les membres du comité exécutif, qui ne perçoivent aucune rémunération, et qui sont : 1) Président; 2) Vice-Président; 3) Trésorier; 4) Secrétaire. 10.1 Réunion, Convocation Les réunions du comité exécutif se tiennent aux dates et endroits déterminés par le Président. L'avis de convocation pour une réunion doit se faire par écrit ou verbalement, au moins 24 heures à l'avance. 10.2 Durée des mandats et passation des pouvoirs Le mandat de Secrétaire est fixe pour une période de deux ans. Le Trésorier a un mandat d'un an. À la fin de son terme, il deviendra automatiquement Vice-Président. Le Vice-Président a un mandat d'un an. À la fin de son terme, il deviendra automatiquement Président. Le Président a un mandat d'un an. 10.3 Cessation d'un mandat Les fonctions du démissionnaire seront assurées par les autres membres du comité jusqu'à la prochaine assemblée. S'il s'agit du Secrétaire ou du Trésorier ou du Vice-Président, le poste sera comblé par élections. S'il s'agit du Président, le Vice-Président deviendra Président et le poste de Vice-Président sera comblé par élections. 10.4 Quorum Les quorum est fixé à 3 sur 4 membres du comité exécutif. 10.5 Pouvoirs et mandat Le comité exécutif a tous les pouvoirs pour adopter et mettre en application les décisions prises pour l'administration des affaires de l'Association. 10.6 Frais encourus Les frais de déplacement des membres du comité exécutif sont à la charge de chacun des membres. Les frais de repas encourus lors d'une réunion du comité exécutif seront payés par l'Association. Les frais encourus par un membre du comité exécutif dans le cadre de ses fonctions pour l'Association seront payés par l'Association.
Article 11 : Rôle des membres du comité exécutif 11.1 Président 1) Fixer la date et le lieu des assemblées et des réunions du comité exécutif. 2) Représenter l'Association auprès d'autres organismes lorsque nécessaire. 3) Veiller au respect des décisions du comité exécutif, ou des décisions prises par les membres lors d'une assemblée. 4) Signer les documents officiels de l'Association et signer conjointement avec le Trésorier, les rapports financiers. 5) Établir l'ordre du jour des assemblées et des réunions du comité exécutif. 6) En cas de partage des voix, il a un droit de votre prépondérant. 7) Rechercher des conférenciers qui seraient intéressés à présenter un sujet lors des assemblées de l'Association. 11.2 Vice-Président 1) Assister le Président dans l'exercice de ses fonctions et voir avec lui à la bonne administration des affaires de l'Association. 2) Remplacer officiellement le Président en cas d'absence ou d'incapacité d'agir de ce dernier et exercer tous ses pouvoirs. 3) Superviser les comités permanents et présenter à la première assemblée un compte rendu de leurs activités. 4) Gérer la réalisation des enquêtes salariales. 5) Acheter les cadeaux-souvenirs offerts aux conférenciers invités. 11.3 Trésorier 1) Responsable des fonds de l'Association. 2) Percevoir les sommes d'argent payables à l'Association et émettre les chèques pour effectuer les paiements. 3) Tenir des relevés précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés et dresser, à la fin de l'année financière, un rapport au comité exécutif et aux membres lors de l'assemblée annuelle. 4) Proposer le montant des cotisations. 5) Préparer et présenter annuellement un budget. 11.4 Secrétaire 1) Rédiger les procès-verbaux. 2) Responsable de la correspondance et des avis de convocation. 3) Maintenir la liste des membres à jour et la distribuer avec l'avis annuelle de cotisation. 4) Responsable des registres et autres documents officiels de l'Association. 5) Voir à l'organisation matérielle des assemblées. 6) Remettre une copie de la Charte de l'Association à chacun des nouveaux membres. 7) Faire parvenir les avis de cotisation et les avis de cessation pour non-paiement de cotisation.
Article 12 : Élections 12.1 Les membres, lors de l'assemblée annuelle, élisent les membres du comité exécutif de façon à y combler les postes vacants. Le Président de l'Association agit à titre de président d'élections lors de la première assemblée. Le Président sortant de l'Association agit à titre de président d'élections lors de l'assemblée annuelle. 12.2 Procédure Les mises en nomination se font : i) avant l'assemblée annuelle en communiquant avec le Secrétaire; ou ii) au moment de l'assemblée annuelle. Un membre peut se proposer lui-même ou en proposer un autre. Les mises en candidature doivent être appuyées. S'il ne se trouve qu'un candidat pour un poste donné, il est déclaré élu par acclamation par le président d'élections. S'il y a plus d'un candidat, un vote secret est tenu auprès des membres présents lors de l'assemblée. Les bulletins sont dépouillés immédiatement par le président d'élections. Deux (2) membres présents à l'assemblée agiront comme témoins. Un membre présent à l'assemblée peut voter par procuration écrite d'un autre membre.
Article 13 : Comités 13.1 Le comité exécutif peut mettre sur pied des comités dédiés à une tâche spécifique pour une durée illimitée (comité permanent) ou pour un mandat ponctuel. 13.2 Les comités sont composés d'un responsable et d'autant de membres qu'il sera jugé nécessaire par ce dernier pour le bon fonctionnement de son comité. 13.3 Au moins quinze (15) jours avant la première assemblée, les responsables de chaque comité devront fournir au Vice-Président un rapport écrit de leurs activités de l'année. 13.4 Responsabilités des comités permanents Comité des examens Fournir un support aux actuaires-étudiants qui préparent des examens de la CAS en distribuant la documentation, en organisant des séminaires, en formant des groupes d'études ou par tout autre moyen jugé opportun par les membres du comité. Comité de la formation continue Recenser les publications d'intérêt actuariel et diffuser auprès des membres de l'Association des résumés d'articles ou de bibliographies jugés pertinents par les membres du comité. Comité du journal Publier un journal traitant des activités de l'Association, des réalisations de ses membres et de tout sujet d'intérêt professionnel ou social. Comité de francisation Les principaux objectifs de ce comité sont : * l'uniformisation en français des termes techniques actuariels actuellement utilisés en assurance I.A.R.D.; * la traduction ou l'assistance à la traduction en français des termes actuariels nouveaux ou non encore traduits ainsi que la promotion de l'utilisation des termes français appropriés auprès des membres de l'Association ainsi qu'auprès de toute autre personne ou organisme pouvant être concerné.
Article 14 : Dissolution 14.1 La dissolution volontaire de l'Association devra être ratifiée par le vote des deux tiers (2/3) des membres par un vote écrit.
Article 15 : Amendements à la Charte 15.1 Tout projet d'amendement à la charte doit être soumis au comité exécutif, à assemblée ou au moins trente (30) jours avant la tenue d'une assemblée extraordinaire sur le sujet. 15.2 Les amendements à la charte devront être adoptés par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à l'assemblée. N.B.: Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger les textes.